这个提示词用来做什么
同事各自开通了七八个 AI 工具，数据往哪儿流、谁能看、月底账单多少，没人说得清
提示词全文
帮我给团队做一份 AI 工具准入清单，目标不是「列一堆问题」，而是让一个非技术负责人也能在 15 分钟内判断某个工具能不能进。
## 输入
工具名称与用途：{一句话说清它替团队做什么}
供应商与部署方式：{SaaS / 私有化 / 本地；公司主体在哪}
会接触的数据：{客户数据 / 代码 / 财务 / 公开资料，按敏感度列}
预计使用者与预算：{人数、月费、按量计费的部分}
## 输出一张表，每条都要有「证据」栏
1）数据线：数据存在哪、是否用于训练、保留多久、删除是否可验证、跨境传输怎么处理。没有明确文档的写「未说明」，不要替供应商补全。
2）权限线：谁能开通、谁能导出、是否支持 SSO / SCIM、离职后权限怎么回收、管理员能否看到成员对话。
3）成本线：按当前用量估算 3 个月与 12 个月成本；把「按 token / 按席位 / 按次数」拆开，标出最容易失控的那一项，并给出预算上限与告警阈值。
4）退出线：数据怎么导出、导出格式是否可用、合同到期后多久删除、是否有迁移协助。没有退出方案的工具直接标红。
5）结论：给「可以用 / 限制使用 / 不能用」三档，每档写清适用条件；限制使用时写明哪些数据不能进、哪些功能要关。
## 纪律
- 不写「注意数据安全」这类空话，每条判断都要落到可检查的文档、配置或合同条款。
- 供应商口头承诺不算证据，标成「待书面确认」。
- 如果四个维度里有任何一项是「未说明」，结论不能是「可以用」。
怎么用
- 把上面的提示词全文复制到对话窗口或工作流里。
- 把花括号占位符（如 {任务描述}）替换成你自己的内容。
- 条目越具体，产出越稳定；不需要的条目可以直接删掉。
输出示例
这份清单的用途不是把工具挡在门外，而是把「谁能用、用什么数据、花多少钱、怎么退出」提前说清。最容易漏的是第 4 条：很多团队直到要换工具时才发现历史对话导不出来。第 3 条建议一定要写「最容易失控的计费项」，因为 AI 工具的账单通常不是按席位线性增长的。
基本信息
- 分类：决策
- 标签：工具准入 · 数据安全 · 采购 · 成本 · 流程
- 收录日期：2026-10-18